업무를 보다 효율적으로 수행하기 위해서는 어떻해야 할까? 내가 사용하는 방법 중 몇가지 팁을 작성해본다.
처음 이 세계에 발을 담갔을때에는 짧은 시간에 많은 일을 하는 데 초점을 두었다. 그 당시에는 생산적이라고 생각했지만, 지금와서 생각해보면 내가 했던 작업 방식이 효과적이었는지, 어떻게 해야 더 잘할 수 있는지에 대해서는 크게 고민하지 못했던 것 같다. 과정을 깊게 고민하지 않고 최종 목표, 결과에만 집중했었다. 이 당시에는 장기적으로 무엇인가를 하고 있지 않았기에 단기적으로는 생산성을 달성 할 수 있었다. 장기적이지 않았기에 과정중에 생산성을 높이기 위한 루틴, 패턴등에 대해서도 크게 고민하지 않았다.
생산성이 높다는 것은 무엇을 의미할까? 내가 생각하는 대답은 작업을 보다 효율적으로 수행하는 데 도움이 되는 일관되고 반복 가능한 프로세스 기반하에 업무를 수행하는 것이라고 생각한다. 중요한 건 효율성이다. 효율성은 올바르게 일을 수행한다는 의미를 담고 있다. 그래야 더 적은 자원, 시간, 노력으로 목표를 달성할 수 있다.
생산성을 높이려면 자기만의 루틴을 만들어야 한다. “프로세스”화 시키는 것도 맞는 말이다. 내가 통제할 수 없는 영역에 대해서는 제쳐두고, 통제 가능한 영역에 대해서는 효율적으로 일 할 수 있도록 투자를 해야 한다.
첫째, 나는 자기전에 하루동안 일어난 일을 복기 하고 내일 해야 할 것들을 정리하는 습관이 있다. 이렇게 하면 좋은 점이, 오늘 내가 한 일들을 생각하면서 개선 포인트를 찾을 수 있고, 내일 해야 할 일에 대해서 내일이 다가오기전에 우선순위를 정할 수 있기 때문이다. 내일 해야 할 일에 대해서 우선 순위를 정하면서 간략히 정리를 하면 어떻게 이 일을 처리할지 윤곽이 보이고, 생각한대로 진행 할 수 있기에 자신감도 생기게 된다.
둘째, 나의 컨디션은 일정하지 않다. 올빼미형이기 때문에 하루중 에너지가 가장 충만한 시간은 점심 이후부터 저녁까지이다. 그래서 오전에는 메일과 업무를 정리하고, 가장 컨디션이 좋은 시간대에 가장 중요한 작업을 한다. 효율과 생산성을 달성하기 위해 최적의 근무 조건을 찾은 것이다. 물론, 이런 것들은 IT분야에서 일하는 사람이 주로 느낄 수 있는 혜택이다. 모든 분야에서 이런 루틴을 이용하기는 쉽지 않을 것이다. 최적이 아닌 작업 조건에서는 쉽게 주의가 산만해지기 때문에 생산성에 영향을 미치고 집중력을 앗아가기 때문에 의식적으로 최적의 환경에서 집중 할 수 있도록 통제해야 한다.
셋째, 밤을 새본적이 있는가? 프로젝트를 하다보면, 막다른 골목에 갇혀서 이 문제를 해결하기 위해 많은 시간을 쏟은 적이 있을 것이다. 시간이 흐를 수록 머리 회전이 잘 되지 않고, 새로운 생각이 떠오르지 않게 된다. 이 상태에서 무엇을 할 수 있을까? 정신적으로나 육체적으로 힘든 상태에서 문제를 해결하기 위해 고군분투 할 것이다. 생산성은 굳이 말하지 않아도 좋지 않을 것이다. 아주 급한 상황이 아니라면 잠시 휴식을 해야 한다. 당장 내가 인지하지 못하더라도 뇌와 신체는 휴식이 필요할 수 있기 때문이다. 보통 50분~60분을 일하고 10분 정도를 휴식을 취하려고 노력중이다. 잠시 휴식을 취하여 마음과 몸을 재충전하여 새롭게 집중을 하는 것이 생산성 향상을 위한 더 나은 방법이라고 생각한다.
넷째, 내가 하는 일에 가치를 더할 수 없는 일은 거절하는 방법을 배워야 한다. 생산성을 높이려면 목표에 부합하지 않는 작업은 거부해야 한다. 거절하기가 쉽지 않겠지만, 중요한 업무에 집중하려면 이 방법밖에 없다. 생산성이란 단순히 일을 하는 것이 아니라 올바른 일을 하는 것이라는 것을 알아야 한다. 거절하는 것에 대한 두려움이나 사랑받고 싶은 요구를 극복하면, 요청한 그들이 어떻게 반응할지에 대해서 크게 걱정하지 않아도 된다. 생산적인 토론을 하여 결과를 조정할 수 있기 때문이다.
다섯째, 이메일 관리를 잘하지 못하면 생산성이 저하될 수 있다. 메일을 조금만 봐도 중요한 일을 하는데 방해가 될 수 있다. 집중하는 시간에는 메일을 열지 않는 것이 가장 좋다. 정말 중요한 메일이면 따로 연락이 올 것이다. 이메일을 효과적으로 관리하는 방법에 대해서는 예전에 포스팅한 “효율적으로 일하는 방법” 참고할 수 있다.
여섯째, 집중해서 업무를 하려면 주의가 산만해지면 안된다. SNS, 카카오톡 등 집중을 방해하는 것들이 사방에 널려있다. 주의를 산만하게 만드는 요소를 인식하는 것이 이를 제거하는 첫 번째 단계이다. 집중하는 시간에는 최대한 모든 것을 차단해야 한다.
일곱째, 한 번에 많은 일을 하면 우리의 두뇌가 너무 많은 정보로 복잡해지기 때문에 작업을 완료하는 데 필요한 것들을 생성하지 못한다. 이것저것 많은 것을 하면서 바쁘게 지내는 모습이 좋은 핑계가 될 수 있지만, 시간과 태스크 관리 방법을 배우지 않으면 개인과 속한 조직을 발전시키는 일을 할 수 없다. 한 번에 하나의 일에 집중하기 위해 훈련을 해야 한다. 가장 좋은 방법은 비슷한 활동을 차례로 계획하는 것이다. 하나의 비슷한 업무가 끝나면 새로운 업무를 연결할 때 추가적인 노력을 들이지 않고도 이전 컨디션이 새로운 작업에 적용 되기에 훨씬 더 빠르게 업무 진행이 가능하다.
여덟째, 어떤 업무는 위임을 해야 한다. 위임에는 목표 달성, 신뢰 구축, 권한 부여, 동기 부여 등 여러가지 이점이 있다. 내가 잘 할 수 있는 일에 집중하고 다른 모든 것을 위임해야 한다. 하지만, 위임은 생각보다 쉽지 않다. 생각하는 방식과 기대치가 다르기 때문이다. 많은 것을 위임하는 방법을 알게되면 중요한 일을 할 수 있는 충분한 시간을 확보 할 수 있다.
아홉째, 우리의 두뇌는 너무 많은 정보를 담을 수 없다. 따라서 필요한 정보를 체계적으로 정리해야 한다. 본인의 지식 저장소를 관리하고, 일정 관리 툴을 이용해서 모든 것을 담으려고 하지 않아야 한다. 이렇게 해야 잠재력을 최대한 발휘할 수 있다.
적고 보니, 이런 것들이 루틴화되고 습관화되야 한다. 쉽진 않지만… 자신만의 루틴과 습관을 만들어야 더 나은 생산성을 가질 수 있다고 생각한다.
