Thursday, June 26, 2014

업무에 GTD를 적용해보자!

얼마전 사내워크샵에서 시간관리에 대한 강의를 들었다. 강의 내용중 가장 중요시하는 부분은 “소중한 것을 먼저 하기(First Things First)”이다.

인생에 대한 계획및 실천에서는 위처럼 소중한 것을 먼저 하는 것이 가능하다. 하지만 업무적으로 봤을때에는 소중한 것을 먼저 하기란 정말 쉽지 않다. 그 이유가 무엇인지 고민 해보았다.

회사 조직내에서 FTF방식으로 일을 하려면 소중한 것에 대한 의사결정권이 있어야 한다. 현재 나는 조직내에서 중간~하부에 속해 있기 때문에 소중한 것을 선택할 권한이 없다. 그리고 일을 하다보면 예측하지 못한 상황이 연출된다.

이런 경우에 우선순위를 다시 책정해야하고 이 또한 FTF에 위배되기 때문이다. 플랭클린 플래너 관련 교육을 듣기 전부터 내가 선택해서 업무를 처리해오던 방식이 있다. 그것은 바로 GTD(Getting Things Done)이다.

이 방법론의 철학은 매우 심플하며 내가 적용하여 사용하고 있는 곳은 바로 이메일이다. 나의 경우에 하루에 받는 메일량이 상당하다. 받은 메일을 어떻게 분리해야 하는지 애매했고 분리를 하더라도 그 일을 처리했는지 판단 할 수 가 없었다.
이런 문제를 해결하고자 이메일에 GTD를 적용하였다. GTD방법론으로 이메일 업무를 관리하는 방법은 아래와 같다.

#GTD 이메일

  1. Inbox에 있는 모든 메일들은 나의 할일이고, Inbox Zero가 될때까지 업무를 처리한다.
  2. 처리된 업무는 분리폴더로 이동시킨다.
  3. 애매한 이메일은 휴지통으로 보낸다.(나의 업무인지 판단할 수 없을때… 중요한 메일은 다시온다.) 만약, 두서 없이 업무를 처리 하고 있다면 여러 방법론중 자신에게 적합한 것을 찾아 실행하여 업무 효율을 높이고 그 시간을 다른 곳에 투자하는 것은 어떨지 고민해볼 필요가 있다.

다음시간에는 Task 관리 기법에 대해서….

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